Kabul Mektubu ve Vize

Öncelikle İtalya için başvuracaksanız aşırı telaş yapmaya gerek yok çünkü İtalya vize konusunda çok uzun uğraş gerektiren prosedürler gerektirmiyor. En önemlisi mali konulardaki yeterliliğinizi belgelemeniz. Tabii ki eğitim amaçlı gidildiğinden kabul mektubu da önemli. 

Vizeye isteseniz de hemen başvuramayabilirsiniz çünkü öncesinde beklemeniz gereken evraklar var. Bunların en önemlisi kabul mektubu ve hibe alacağınıza dair okulunuz Uluslarası İlişkiler Ofisi tarafından hazırlanan belge.

Kabul mektubu

Öncelikle vize alacağınız ülkenin kabul mektubunun orjinalini isteyip istemedini öğrenebilirsiniz. Örneğin İtalya, dijital kopyanın çıktısını kabul ediyor dolayısıyla başvurduğunuz okuldan kabul mektubunu e-mail ile de göndermesini isteyebilirsiniz. Eğer orijinal belgeyi isterlerse ve vize başvurusunu bir an önce yapmanız gerekiyorsa o halde gideceğiniz okuldan express kargo ile göndermesini rica edebilirsiniz.

Hibe alacağınıza dair belgeyi Ulusal Ajans üniversitelere verilecek hibeleri açıklamadan alamazsınız. Daha sonrasında okulunuz hibe alacakların asil ve yedek listesini hazırlar. Bu süreç de okuldan okula değişiklik gösterecektir.

Evet gelelim benim bu süreçte yaşadıklarıma:

Unito teknik sorun nedeniyle başvuruları geç açtığından dolayı stresli anlar yaşadım çünkü başvuru döneminin bitmesi, kabul edilmem ve kabul mektubunun yollanması derken çok uzun bir süreç gerekecekti. Neyse ki okulla iletişime geçtiğimde vize işlemleri için kabul mektubunun yollanabileceğini ve bunun için gerekli bilgilerin yollanmasını istediler. İstedikleri kişisel bilgileri ve eğitim göreceğim dönemi belirttim ve bana hemen aynı gün içinde kabul mektubunu e-mail aracılığıyla gönderdiler. 15 gün sonra da postayla orijinali geldi.

Diyeceksiniz ki daha başvuru yapmadan nasıl kabul ediliyorsun? Haklısınız, yazdığım maillerde dahi “I am an incoming Erasmus student…”  şeklindeki giriş cümleme şimdilik aday öğrenci olduğumuzu daha sonrasında, gelen Erasmus öğrencilerinden olacağımız belirtiliyor ve bizden bahsedilirken “incoming nominated students” tanımlaması kullanılıyordu. Ama kendilerinden kaynaklı teknik problemden dolayı, öğrenciler zamanında başvurularını tamamlayamasalar dahi kabul edileceklerini yazdılar. Zaten sonrasında başvuru esnasında da, okula ikili anlaşmalar kapsamında gelen öğrencilerin kabul edileceği yazılıydı. Unito’nun da Boğaziçi ile ikili anlaşması olduğundan dolayı bir sorun olmadı.

Kabul mektubu geldi fakat vizeye hala başvuramıyordum çünkü hibeler açıklanmamıştı. Neyse ki Temmuz sonuna doğru hibeler açıklandı. Sanırım 1 hafta sonra da bizim okul açıkladı. Ve okuldan hibe alacağımı belirten belgeyi ve öğrenci belgemi aldım. 

Hemen vize için istenilen belgeleri toplamaya başladım.

Bu arada vize başvurusunu aracı kurum olan İDATA’ya yaptım. İDATA, İtalya vizesi için resmi aracı kurum. Acenteler de başvurular için İDATA’ya gelmekte.

İstenilen belgelerin listesi şu şekilde: http://www.idata.com.tr/tr/doc/it/34/72.html

Sponsor olarak göstediğiniz babanız ya da anneniz çalışıyorsa ona dair de birçok belge (ticaret sicil gazetesi, faaliyet belgesi vs) isteniyor, bunları İDATA’yı arayıp sormanızı öneririm.

Bu belgelerle ilgili önemli detayları belirtmem gerekirse:

Başvuracağımız vize türü Ulusal Vize yani D Vizesi. Dolayısıyla D vizesi için olan başvuru formu doldurulacak. Bunu İDATA’dan alabilirsiniz.

Toplayacağınız belgelerin 15 günden eski olmamasına dikkat edin. Hatta 15 günü dahi kabul etmeyebilirler. Ben 2 kez farklı nedenlerle sorduğumda, 1 hafta-10gün ve 2 hafta şeklinde 2 farklı cevap almıştım.

Sağlık Sigortasını Axa Sigorta’dan yaptırdım. Yaklaşık 6 aylık için 153 lira fiyatı var. Neden Axa Sigorta? (reklam gibi oldu ama hem kapsamlı hem avantajlı) Normalde 6 aylık ya da 1 yıllık seyahat sağlık sigortalarının yardım hizmetleri 3 ay sonra geçerliliğini kaybediyor. Tekrar geçerli hale gelmesi için Türkiye’ye giriş-çıkış yapılması lazım ama malum Erasmus öğrencileri olarak bizler orada en az bir dönem kalacağız. Ve bunu Harbiye İdata’nın oradaki 2 sigorta şirketine sordum, ikisi de bundan haberdar değildi ve üstelik pahalılardı. Fiyatlar 250-300 lira düzeyindeydi. Ben de bir Axa Sigorta buldum ve oradan sigortayı yaptırdım. Oradaki acente yetkililerine 3 ay meselesini sordum, onlar da kendilerinde böyle bir sınırlamanın olmadığını belirttiler. Yani 3 aydan sonra da yardım hizmetleri almaya devam edebilirsiniz. (Bu arada sigortayı yaptırdığım adresi buldum, kendileri hoşsohbet, yardımsever insanlar. 153 liralık resmi ücreti dahi 150 olarak aldılar. Eğer gitmek isterseniz adresi şurada)

Vize için uçak biletini almaya gerek yok, rezervasyonlar yeterli ama ben fiyatlar uçmasın diye gidiş biletimi almıştm. Dönüş biletini ise rezervasyon yaptırdım.

İtalya konsolosluğu, Erasmus öğrencileri için hesaplarında (şahsi+sponsor) aylık 900 euro göstermelerini istiyor. Bu sene İtalya için belirtilen hibe miktarı 500 euro idi. Dolayısıyla hibe çıktıysa aylık 400 euro göstermeniz gerekecek.  Hibe alacağınıza dair okuldan aldığınız belgenin aslını istiyorlar. Vizeniz sonuçlandığında bu belgeyi pasaport içinde konsolosluk onaylı bir şekilde teslim alacaksınız.

Banka hesap dökümü alırken bankadan imza sirküleri de istemeyi unutmayın. Ziraat bankası için imza sirküleri gerekmiyor, sanırım devlet bankası olduğu için. Ama örneğin İşbankası için almanız gerekecek.

Ben babamı sponsor olarak gösterdim ama belgelerimi teslim etmeye gittiğimde hem annemi hem babamı sponsor olarak göstermem gerektiği söylenerek belgelerimi kabul etmediler. Konsolosluk Erasmus başvuruları yoğunlaştığından son 2 haftadır böyle bir uygulama başlatmış. Ben ertesi gün tekrar gittim ve eksik şekilde teslim ettim. Bu nedenle bana eksik evrak teslim ettiğimi belirten bir dilekçe imzalattılar ve boş bir kağıda da bunun nedenini belirttim. Annem iznini tatilde geçirdiğinden dolayı kendisiyle ilgili belgeleri ibraz edemediğimi, babamı sponsor olarak gösterdiğimi ve istenen mali belgeleri ibraz ettiğimi belirttim.

Eğer anneniz ev hanımıysa istenen sadece bir dilekçe. İmzanın kendisine ait olduğunu belirtmek için de noter onayı ya da varsa ehliyet fotokopisi de gerekebilir, bunu aracı kurum olan İDATA’ya sormanızı öneririm. Babam için ehliyet fotokopisini sunmuştum ben.

Konaklamaya ilişkin belge olarak birkaç günlük otel-hostel vs rezervasyonu istiyorlar. Bunu Booking.com aracılığıyla yapabilirsiniz. 

Eğer belgelerinizi teslim etme başarısını gösterirseniz ödeme yapacaksınız. Ne ödemesi, biz eğitim için gitmiyor muyuz diyebilirsiniz. Meraklanmayın, sadece İDATA’ya ödenecek koordinasyon bedeli olan 84 TL var. Vize ücreti olan 174 TL’den muafız.

Benim vizem başvurumdan 3 hafta sonra sonuçlandı. Neden bu kadar uzun sürdü bilmiyorum. Annemle ilgili olan belgeler eksik olduğundan dolayı olabilir desem eksik belgeleri talep etmediler. Geçen sene interrail için başvurduğumda 3 gün içinde almıştım. Neyse, eğer vizeniz uçuş tarihinizden 3-5 gün öncesine kadar halen sonuçlanmadıysa İDATA’yı arayıp sorun. Onlar çok az zaman kaldığında konsolosluğu arayıp sorabiliyorlar. Ama daha erkeninde konsolosluğa soramadıklarını belirtmişlerdi. Bana konsolosluğa mail atmamı önerdiler ama bir cevap alamamıştım. Eğer mail atacaksanız pasaport numaranızı belirtmeyi unutmayın.

Kabul mektubu ve vize konusunda yazacaklarım bu kadar. Umarım bir sorun yaşamadan bu aşamalardan başarıyla çıkarsınız.